Papierowe wnioski, kolejki i pieczątki w paszporcie? Legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce właśnie przechodzi jedną z największych zmian ostatnich lat.
Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE składane są wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu internetowego MOS 2. System ten wprowadził obowiązkową elektroniczną formę składania wniosków pobytowych. Oznacza to, że procedura legalizacji pobytu wymaga jeszcze lepszego przygotowania, kompletnej dokumentacji i sprawnej współpracy między cudzoziemcem a pracodawcą.
MOS 2, czyli Moduł Obsługi Spraw, ma za zadanie usprawnić składanie wniosków oraz komunikację z urzędem. Warunkiem złożenia wniosku jest posiadanie aktywnego Profilu Zaufanego. Cudzoziemiec musi wypełnić formularz elektronicznie, dołączyć wymagane skany dokumentów oraz podpisać wniosek swoim Profilem Zaufanym za pośrednictwem login.gov.pl.
W praktyce oznacza to, że przygotowanie do złożenia wniosku powinno rozpocząć się wcześniej niż dotychczas. Konieczne może być m.in. założenie lub aktywowanie Profilu Zaufanego, przygotowanie cyfrowego zdjęcia, zeskanowanie paszportu, zebranie dokumentów potwierdzających cel pobytu oraz wniesienie wymaganych opłat.
Szczególnie ważna jest rola pracodawcy w sprawach dotyczących pobytu czasowego i pracy. Po wypełnieniu wniosku cudzoziemiec wskazuje adres e-mail swojego pracodawcy. Następnie na wskazany adres wysyłana jest wiadomość z systemu MOS z informacją, że dany pracownik wskazał go do wypełnienia i podpisania załącznika nr 1.
W tej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do uzupełnienia oraz podpisania elektronicznie tego dokumentu. Na wykonanie tych czynności ma 30 dni. Cudzoziemiec powinien uwzględnić ten termin podczas planowania złożenia wniosku i odpowiednio wcześnie rozpocząć procedurę. Brak szybkiej reakcji po stronie pracodawcy może wpłynąć na terminowość całego procesu. Bez wypełnionego i podpisanego przez pracodawcę załącznika nr 1 złożenie wniosku nie jest możliwe.
Warto pamiętać, że cyfryzacja procedury nie oznacza mniejszej odpowiedzialności. Nadal kluczowe znaczenie mają: prawidłowo dobrana podstawa pobytu, poprawnie przygotowany wniosek, komplet wymaganych dokumentów, zgodność danych oraz złożenie wniosku w odpowiednim terminie. To właśnie te elementy mogą przesądzić o sprawnym przebiegu postępowania.
Nowy system wprowadził także elektroniczne potwierdzenia składanych dokumentów. Po przesłaniu wniosku do Urzędu cudzoziemiec otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), a po wstępnej weryfikacji przez urząd może pobrać zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku. Dokument ten zastępuje dotychczas stosowaną pieczątkę w paszporcie.
Dla cudzoziemców i pracodawców to jasny sygnał: legalizacja pobytu staje się procesem, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też dobrej organizacji i sprawnej obsługi elektronicznej.
Elektroniczna forma składania wniosków może przyspieszyć część formalności, ale wymaga uważności już na etapie kompletowania dokumentów. Im lepiej zaplanowany jest cały proces złożenia wniosku, tym mniejsze ryzyko braków, opóźnień i dodatkowych wezwań ze strony urzędu.
W AUDIT HR wspieramy cudzoziemców oraz firmy zatrudniające obcokrajowców w przygotowaniu do procedur legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Pomagamy w analizie sytuacji pobytowych cudzoziemców, w kompletacji wymaganych dokumentów a także pomagamy przejść przez formalności krok po kroku.
Więcej informacji na temat legalizacji pobytu w Polsce znajdziesz w sekcji dotyczącej legalizacji pobytu dla cudzoziemców.
Jesteś pracodawcą zatrudniającym cudzoziemców? Sprawdź nasze wsparcie dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców.
|
|
|
